Embauche d’étudiants étrangers : Comprendre les autorisations permettant de travailler au Canada et les meilleures pratiques à adopter pour les employeurs

Auteurs :

Mathilde Laroche

Résumé

Mathilde Laroche, avocate chez Galileo Partners, présente les différents contextes qui permettent à un employeur canadien de procéder à l’embauche d’un étudiant étranger, des considérations à prendre en compte au moment de l’embauche et des bonnes pratiques à adopter afin de respecter les exigences légales prévues à cet effet.

*Les informations contenues dans cet article sont à jour à la date de sa publication.

Introduction

Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre et de resserrement constant des règles en matière d’immigration, l’embauche d’étudiants étrangers peut parfois représenter une avenue stratégique permettant aux employeurs de combler certains besoins opérationnels au sein de leur entreprise.

Cependant, certaines conditions doivent être respectées afin de pouvoir procéder à l’embauche d’étudiants étrangers et, dans certains cas, des exigences particulières peuvent s’appliquer tout au long de leur emploi.

Qui plus est, l’embauche de travailleurs étrangers temporaires implique des obligations spécifiques que les employeurs doivent respecter. Ainsi, une question se pose fréquemment : les obligations imposées aux employeurs dans le cadre de l’embauche de travailleurs étrangers temporaires s’appliquent-elles également pour l’embauche d’étudiants étrangers ?

Cet article vise donc à identifier les éléments requis afin de procéder à l’embauche d’étudiants étrangers ainsi que nos recommandations en matière de meilleures pratiques à adopter afin de permettre aux employeurs d’assurer une conformité en matière d’immigration.

Vérifications quant aux autorisations de travailler

Travail hors campus – Indication sur le permis d’études

Il n’est généralement pas requis qu’un étudiant étranger ait un permis de travail afin d’occuper un emploi hors campus lors de ses études.

Toutefois, un étudiant doit tout de même avoir une autorisation indiquée sur son permis d’études lui permettant de travailler au Canada. Ainsi, avant de procéder à une embauche, il y a lieu de déterminer si l’étudiant possède cette autorisation.

En principe, l’autorisation est généralement indiquée dans la section « Observations » au bas du permis d’études et prévoit que l’étudiant est autorisé à travailler hors campus selon les exigences prévues par le Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (Règlement).

En effet, cette autorisation n’est accordée qu’aux étudiants qui répondent aux exigences prévues par le Règlement¹. Elle peut être obtenue dans le cadre d’une demande de permis d’études, sous réserve que les conditions suivantes soient respectées par l’étudiant qui :

1. Doit étudier à temps plein dans un établissement d’enseignement désigné (EED);
2. A commencé son programme d’études;
3. Est inscrit à l’un des programmes suivants:
   1. Programme postsecondaire de formation générale, théorique ou professionnelle;
   2. Programme de formation professionnelle de niveau secondaire au Québec;
4. Doit détenir un permis d’études valide ou a demandé la prolongation de son permis d’études;
5. Doit avoir un programme d’études d’une durée d’au moins six mois et qui mèner à l’obtention d’un diplôme ou d’un certificat.

Considérations à prendre en compte

Travail hors campus

Pour le travail hors campus, et même si un étudiant possède l’autorisation sur son permis d’études, il est également important de souligner que des restrictions s’appliquent quant au nombre d’heures de travail.

En effet, durant les sessions d’études habituelles, ceux-ci peuvent travailler uniquement à temps partiel pour un maximum de 24 heures par semaine. 

À noter que si le permis d’études prévoit une condition à l’effet que l’étudiant est autorisé à travailler pour un maximum de 20 heures par semaine, celui-ci peut tout de même travailler 24 heures par semaine. En effet, une mesure temporaire est entrée en vigueur en avril 2024 limitant le nombre d’heures de travail à 20 heures par semaine. Toutefois, cette mesure a pris fin en novembre 2024 afin d’augmenter le nombre d’heures à 24 heures.

Il y a lieu également de préciser que, lors des congés prévus au calendrier scolaire, par exemple durant les vacances d’été ou d’hiver ou durant les semaines de lectures, les étudiants peuvent travailler à temps plein.

Si aucun congé n’est prévu au calendrier scolaire, l’étudiant est limité à travailler uniquement 24 heures par semaine.

Le non-respect de ces limites d’heures de travail peut généralement entraîner des enjeux de conformité importants. Dans certaines circonstances, l’étudiant pourrait perdre son statut ou faire face à des conséquences défavorables dans le cadre de futures demandes d’immigration, notamment lors du renouvellement d’un permis d’études ou de la présentation d’une demande de permis de travail.

Par ailleurs, le fait qu’un étudiant étranger soit autorisé à travailler hors campus ne lui confère pas un droit inconditionnel de travailler. En effet, si celui-ci cesse de suivre activement son programme d’études ou ne respecte plus les conditions associées à son statut d’étudiant, celui-ci est tenu de cesser d’occuper un emploi au Canada.

Ainsi, l’embauche ou le maintien d’un emploi pour un étudiant étranger qui ne respecte plus les conditions rattachées à son statut d’étudiant pourrait également entraîner des enjeux de conformité tant pour l’étudiant que pour l’employeur.

Il est donc fortement recommandé de vérifier de manière sporadique si les étudiants étrangers à l’emploi continuent d’être inscrits à temps plein au sein de leur EED. Au besoin, l’employeur peut demander une copie de l’horaire des cours de l’étudiant afin de confirmer que celui-ci est bel et bien toujours inscrit à temps plein.

Programme de stages pratiques (COOP)

Dans la situation où un étudiant complète un stage coopératif, il n’y a habituellement pas de limites quant au nombre d’heures de travail à effectuer lors du stage.

Toutefois, le stage ne peut pas représenter plus de 50% de la durée totale du programme d’études. Par conséquent, un étudiant ne peut accepter un emploi ni travailler pendant une période qui aurait pour effet de dépasser les limites autorisées.

Le stage peut donc être effectué hors campus, mais celui-ci doit être approuvé par l’EED de l’étudiant et doit essentiellement servir à compléter son programme d’études.

De plus, tout comme pour un étudiant travaillant hors campus, il existe certaines situations en vertu desquelles un étudiant étranger devrait cesser de participer à un programme de stages pratiques, telles que :

• Le jour où l’étudiant cesse d’étudier à temps plein ;
• L’étudiant est en congé autorisé par l’EED pendant ses études (ex : raisons médicales, grossesse, urgence familiale, décès ou maladie grave d’un membre de la famille, etc.) ;
• L’étudiant a changé d’établissement scolaire ou n’est plus actuellement aux études.

Permis de travail postdiplôme

Dans l’optique où un étudiant a présenté une demande de permis de travail postdiplôme en fonction des exigences précédemment mentionnées et a obtenu une lettre des services d’immigration confirmant l’autorisation de travailler lors du traitement de la demande, il n’y a en principe aucune limite quant au nombre d’heures de travail. Ainsi, l’étudiant peut travailler à temps plein dans l’attente d’une décision.

Une fois que le permis de travail postdiplôme a été obtenu, l’étudiant obtient alors un statut temporaire à titre de travailleur étranger et peut alors travailler pour n’importe quel employeur, dans n’importe quel poste, et ce, partout au Canada.

Toutefois, il y a lieu de préciser que la durée de validité de ce type de permis de travail dépend de la durée du programme d’études qui a été complété.

Par exemple, lorsque le programme d’études était de 2 ans ou plus, le permis de travail postdiplôme est habituellement valide pour une période de 3 ans. Cependant, lorsque le programme d’études est d’une durée d’au moins 8 mois, mais de moins de 2 ans, le permis de travail postdiplôme est habituellement délivré pour une période équivalente à celle du programme d’études. 

En tant qu’employeur, il est recommandé de vérifier lors de l’embauche la durée de validité du permis de travail postdiplôme. Dans la situation où un travailleur étranger temporaire possède ce type de permis de travail qui expirera prochainement et que l’employeur souhaite maintenir son emploi au sein de l’entreprise, il sera important d’anticiper les démarches de renouvellement et d’obtenir un nouveau permis de travail afin d’assurer la continuité de son emploi au Canada. En effet, dans la plupart des cas, il n’est pas possible de présenter une deuxième demande de permis de travail postdiplôme. Par conséquent, il devient alors important de confirmer sous quel programme, soit le Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) ou le Programme de mobilité internationale (PMI), le travailleur étranger temporaire est éligible à présenter une nouvelle demande de permis de travail.

Bonnes pratiques

En principe, ni la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ni le Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés ne prévoient un régime détaillé dans lequel les employeurs canadiens ont des obligations spécifiques lorsque ceux-ci embauchent des étudiants étrangers.

Néanmoins, les obligations générales à titre d’employeur imposent une obligation de diligence afin de vérifier que la personne embauchée possède une autorisation lui permettant de travailler au Canada, peu importe son statut que ce soit à titre de travailleur ou d’étudiant. Sinon, l’employeur pourrait faire l’objet de sanctions si jamais il procède à l’embauche d’un étudiant étranger qui ne possède pas l’autorisation de travailler légalement au Canada².

Par conséquent, il est possible de mettre en place de bonnes pratiques afin d’éviter une situation de non-conformité qui pourrait avoir un impact tant pour l’étudiant étranger que l’employeur canadien, par exemple³ :

• Vérifier le permis d’études afin de s’assurer que l’étudiant possède les autorisations requises pour travailler hors campus durant ses études;
• Vérifier également si l’étudiant possède un numéro d’assurance sociale (NAS) qui commence par le chiffre « 9 » ;
  • Même si l’étudiant n’a pas de permis de travail, il demeure que celui-ci doit avoir un NAS pour travailler au Canada.
  • Pour le travail hors campus, un NAS est habituellement délivré lorsque l’autorisation apparaît sur le permis d’études.
• Demander une copie du calendrier scolaire de l’étudiant, afin de d confirmer que celui-ci est toujours inscrit à temps plein;
• Tenir un registre du nombre d’heures travaillées par l’étudiant afin de s’assurer de respecter les exigences en lien avec l’autorisation de travail hors campus et, dans le cadre d’un stage COOP, de s’assurer que le stage ne représente pas plus de 50% de la durée du programme d’études; 
• Dans le cadre d’un stage COOP, il est recommandé d’obtenir une lettre de l’EED confirmant que l’étudiant est aux études et doit compléter un stage dans le cadre de ses études;
• Dans la situation où un étudiant a présenté une demande de permis de travail post-diplôme, mais n’a pas encore obtenu une décision, il peut aussi être utile de vérifier préalablement si une lettre des services d’immigration a été obtenu confirmant qu’il peut travailler lors du traitement de sa demande de permis de travail postdiplôme;
• Enregistrer la date d’expiration du permis d’études afin d’envisager soit le renouvellement du permis d’études ou la préparation d’une demande de permis de travail, dépendamment de la situation;
• De plus, pour les permis de travail postdiplôme et comme il a été mentionné précédemment, il est important de vérifier lors de l’embauche la date d’expiration du permis de travail et d’enregistrer par la suite cette date. Ceci permettra de prévoir un rappel d’expiration afin d’anticiper les prochaines étapes et identifier les options de renouvellement du permis de travail, au besoin.

Conclusion

Bien que l’embauche d’étudiants étrangers puisse être une solution stratégique pour combler un besoin de main-d’œuvre, il est nécessaire de bien comprendre au préalable les règles applicables pour ce type d ’embauche.

Malgré le fait qu’un permis de travail ne soit pas nécessairement requis pour l’embauche d’un étudiant étranger, il est tout de même important que l’employeur procède à des vérifications au moment de l’embauche afin de s’assurer que l’étudiant possède l’autorisation de travailler au Canada lors des études.

De plus, lors de l’emploi, il peut être important de confirmer que l’étudiant continue de respecter ses obligations et demeure ainsi autorisé à travailler au Canada.

En somme, une gestion proactive de la conformité constitue un avantage tant pour l’étudiant étranger que pour l’employeur. Ceci favorisera alors une relation d’emploi conforme aux exigences applicables en matière d’immigration tout en permettant de limiter les risques de non-conformité.

Néanmoins, chaque situation possède ses propres particularités. Pour toutes questions portant sur un cas spécifique, il est habituellement recommandé de consulter un avocat spécialisé en immigration afin d’obtenir des conseils adaptés à la situation.

1. Art. 186v) du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés. ↩︎
2. Art. 124(1)c) Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. ↩︎
3. Cette liste de recommandations est non-exhaustive. ↩︎