Auteurs :
Audrey Anne Chouinard et Mathilde Laroche 1
Résumé
Il est de plus en plus difficile de pratiquer en ressources humaines sans avoir à se pencher sur des questions entourant les ressortissants étrangers. Il est encore plus difficile de savoir par où commencer lorsque l’on veut mettre en place des processus pour mieux gérer ces personnes dans le respect de toutes les lois provinciales et fédérales applicables.
Le présent texte est le premier d’une série de trois destinés aux employeurs qui souhaitent faire les premiers pas vers de meilleures pratiques en matière de gestion des travailleurs étrangers temporaires.
Nos avocats en immigration collaborent périodiquement avec les éditions Yvon Blais à la rédaction d’articles de fonds et de mises à jour juridiques. Cet article a initialement été publié dans le « Bulletin en ressources humaines » en juillet 2024 sous la cote EYB2024BRH2693. Son format a été légèrement altéré pour rencontrer les exigences de format du site web de Galileo Partners.
*Les informations contenues dans cet article sont à jour à la date de sa publication.
Introduction
Il est de plus en plus difficile de pratiquer en ressources humaines sans avoir à se pencher sur des questions entourant les ressortissants étrangers.
Même pour des entreprises qui ne recrutent pas activement hors du Canada, des ressortissants étrangers qui résident ici sous des statuts temporaires présentent leur candidature à des postes affichés localement et sont embauchés sous différents statuts. Les statuts de ces personnes peuvent varier dans le temps et déclencher l’application de différentes règles plus ou moins contraignantes.
En effet, lorsqu’un employeur embauche un travailleur étranger au sein de son entreprise, celui-ci se soumet potentiellement à des exigences prévues à différentes lois et différents règlements, et ce, dès le début du processus d’embauche.
Par exemple, l’employeur doit s’assurer que toute personne à son emploi est légalement autorisée à travailler au Canada. Ceci se vérifie notamment par la possession d’un document d’immigration, tel qu’un permis de travail ou un permis d’études (sous certaines conditions).
Dans ce premier article d’une série de trois, nous aborderons les premières étapes requises pour mettre en place des processus de gestion des travailleurs étrangers : l’identification des travailleurs étrangers au sein de votre entreprise et la création d’un répertoire initial de ces travailleurs.
I– LA PREMIÈRE ÉTAPE : L’IDENTIFICATION
La première étape du processus est sans contredit l’identification des travailleurs étrangers temporaires, laquelle se fait via le numéro d’assurance sociale (NAS).
Le NAS est nécessaire pour travailler au Canada et l’employeur doit s’assurer que toute personne embauchée lui fournisse un NAS valide.
Un NAS qui débute par le chiffre « 9 » signifie que la personne embauchée n’est ni canadienne ni résidente permanente. En effet, les NAS débutant par le chiffre « 9 » sont remis uniquement aux ressortissants étrangers et sont valides jusqu’à une date d’expiration normalement indiquée sur le document qui autorise cette personne à travailler au Canada.
Que faire si votre entreprise ne s’est jamais penchée sur cette question ?
Un bon point de départ serait de consulter votre système de paie et de générer une liste des NAS des personnes actuellement à l’emploi. Cela permettra de facilement savoir si un ou plusieurs ressortissants étrangers sont à l’emploi de votre entreprise sans que vous ayez préalablement vérifié la conformité de leur statut.
Pour toute nouvelle embauche, il faudra faire de l’éducation auprès des responsables des embauches et des professionnels en ressources humaines.
II– LA DEUXIÈME ÉTAPE : LA VÉRIFICATION DU DOSSIER D’IMMIGRATION
Un professionnel en ressources humaines ou tout autre représentant de l’employeur qui reçoit un NAS débutant par le chiffre « 9 » devrait immédiatement demander à voir le document d’immigration autorisant la personne à travailler au Canada et en vérifier la validité.
Tel que nous l’avons mentionné précédemment, c’est à l’employeur qu’incombe la responsabilité de déterminer dès le processus d’embauche si l’employé étranger est en mesure de travailler légalement au Canada.
Par conséquent, l’obtention d’une copie du permis de travail, du permis d’études ou de tout autre document d’immigration permettant le travail au Canada permettra de confirmer ce fait. Les informations à regarder vont varier selon le type de document d’immigration présenté par le ressortissant étranger. Vous trouverez ci-après quelques notes concernant les cas les plus fréquents, soit les permis de travail ouverts, les permis de travail fermés et les permis d’études.
A. Permis de travail ouvert
Le permis de travail ouvert n’est pas lié à un employeur spécifique et permet au travailleur étranger de travailler pour n’importe quel employeur et dans n’importe quel poste au Canada, sous réserve de certaines exclusions prévues par la loi ou sur le permis de travail.
Si le travailleur étranger vous présente un permis de travail ouvert, vous devrez donc porter une attention particulière aux informations suivantes :
- L’identification du travailleur ;
- Les dates de validité ;
- L’employeur, l’emplacement et la profession, bien identifiés comme « ouverts » ou « inconnus » ;
- Les conditions au bas du permis.
B. Permis de travail fermé
Contrairement au permis de travail ouvert, le permis de travail fermé est généralement limité à un employeur, à un poste et à lieu d’emploi spécifiques. Ainsi, le travailleur étranger ne peut travailler pour un autre employeur, pour un poste différent ou même à un lieu différent que ceux mentionnés sur son permis de travail. Les permis de travail fermés comportent également fréquemment des conditions spécifiques.
Lorsque la personne remet une copie de son permis de travail, il faut porter attention aux mentions suivantes :
- L’identification du travailleur ;
- Les dates de validité ;
- Le nom de l’employeur, la profession et l’emplacement d’emploi ;
- Les conditions au bas du permis.
Ainsi, si la personne à embaucher possède un permis de travail fermé lié à un autre employeur, il ne lui sera généralement pas possible de travailler au sein de l’entreprise sans de plus amples démarches d’immigration permettant d’obtenir les autorisations requises.
C. Permis d’études
Si le document remis par la personne à embaucher est un permis d’études, il faudra généralement obtenir plus d’informations de la part de cette personne.
Certains étudiants ne sont pas autorisés à travailler au Canada, tandis que d’autres le sont. Le permis d’études de ceux qui sont autorisés comporte généralement une mention spécifique confirmant la possibilité de travailler hors campus, soit à l’extérieur du « campus scolaire » sur lequel la personne étudie.
En plus de cette mention, les étudiants doivent normalement respecter certaines conditions pour être autorisés à travailler pendant leurs études. Il est donc avisé pour un professionnel en ressources humaines ou tout autre représentant de l’employeur d’étudier la situation de chaque étudiant étranger au « cas par cas » en documentant le résultat des vérifications. Le site Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada 2 peut être une source pertinente d’information. Consulter un professionnel en droit de l’immigration peut aussi être nécessaire pour clarifier des situations plus complexes ou nébuleuses.
III– LA TROISIÈME ÉTAPE : LA CRÉATION D’UN RÉPERTOIRE INITIAL
Afin de compiler toutes ces informations, nous vous recommandons de préparer une liste de tous les travailleurs étrangers au sein votre entreprise.
Idéalement, cette liste devra être préparée via un logiciel permettant l’entrée et le suivi des données. Cela peut aller d’un simple outil tel que l’application Excel à l’utilisation de systèmes de gestion des ressources humaines plus complets.
Pour des employeurs qui débutent dans cette sphère, nous recommandons l’utilisation d’un tableau simple pouvant ressembler au suivant :
Noter le type de document d’immigration et les dates de délivrance et d’expiration permettra de garder un oeil sur la situation des employés étrangers et de surveiller les dates butoirs de fin des statuts.
L’obligation d’assurer que les travailleurs à l’emploi soient dûment documentés est continue, ce qui veut dire qu’elle existe tout au long de la relation d’emploi et non seulement à l’embauche. Si un document d’immigration arrive à expiration, l’employeur devra s’assurer que le travailleur présente un nouveau document d’immigration valide.
Une section « commentaires » permet de garder certaines notes particulières. Par exemple, il est possible d’indiquer à quel moment un suivi avec le travailleur a été effectué, d’indiquer quels sont les délais de traitement pour une demande de renouvellement, d’indiquer un type de demande d’immigration que vous envisagez de faire pour le futur, etc.
CONCLUSION
Ces trois étapes simples constituent les premiers pas vers une gestion plus rigoureuse des travailleurs étrangers et feront office de fondations pour les enseignements à venir dans les articles 2 et 3 de cette série.
Dans notre prochain article, nous aborderons plus en détail les vérifications de conformité pouvant être faites concernant les différents statuts temporaires.
- Me Audrey Anne Chouinard est associée et fondatrice du bureau Avocats Galileo Partners inc. Elle possède plus de 10 ans d’expérience en immigration d’affaires et mobilité internationale. Me Mathilde Laroche est avocate au sein du même bureauet pratique dans le même domaine. ↩︎
- Consultez le site Web en question: https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/etudier-canada/travail/travailler-hors-campus.html. ↩︎
