Auteurs :
Audrey Anne Chouinard et Mathilde Laroche1
Résumé
Il est de plus en plus difficile de pratiquer en ressources humaines sans avoir à se pencher sur des questions entourant les ressortissants étrangers. Il est encore plus difficile de savoir par où commencer lorsque l’on veut mettre en place des processus pour mieux gérer ces personnes dans le respect de toutes les lois provinciales et fédérales applicables.
Le présent texte est le deuxième d’une série de trois destinés aux employeurs qui souhaitent faire les premiers pas vers de meilleures pratiques en matière de gestion des travailleurs étrangers temporaires.
Nos avocats en immigration collaborent périodiquement avec les éditions Yvon Blais à la rédaction d’articles de fonds et de mises à jour juridiques. Cet article a initialement été publié dans le « Bulletin en ressources humaines » en septembre 2024 sous la cote EYB2024BRH2697. Son format a été légèrement altéré pour rencontrer les exigences de format du site web de Galileo Partners.
Introduction
Tel que nous l’avons mentionné dans notre premier article 2, l’employeur doit se soumettre à certaines exigences en matière d’immigration prévues par les différentes lois et différents règlements, et ce, dès le début du processus d’embauche d’un travailleur étranger.
Dans notre premier article, nous avons abordé la manière d’identifier les travailleurs étrangers temporaires au sein des entreprises. Nous vous avons également donné certains conseils pratiques dans le but de faciliter cette identification et d’établir les bases d’un processus de suivi rigoureux des obligations liées à l’emploi de travailleurs étrangers.
Une fois les travailleurs identifiés, il est nécessaire de vérifier si l’employeur s’est conformé aux obligations liées à l’embauche de chacun d’eux et de confirmer si des mesures correctives seront requises.
Dans le cadre du deuxième article 3 de cette série de trois, nous discuterons des prochaines étapes requises afin de mettre en place un processus de gestion des travailleurs étrangers, notamment quant à la vérification des déclarations faites par l’employeur lors de l’embauche des travailleurs 4.
I– LA VÉRIFICATION DES DÉCLARATIONS
Une fois que le statut d’un employé a été confirmé, soit travailleur ou étudiant, et que l’employeur s’est assuré de la validité du document d’immigration (p. ex. de la date d’expiration), on pourra aller une étape plus loin en vérifiant la conformité quant au statut temporaire de chaque personne.
A. Permis de travail ouvert
Si l’employé détient un permis de travail ouvert qui est valide, les vérifications seront assez simples, puisque ce document permet généralement d’occuper n’importe quel poste et de travailler pour n’importe quel employeur.
Nous recommandons tout de même de vérifier les limitations qui pourraient être inscrites sur le permis de travail.
Par exemple, il n’est généralement pas permis d’exercer un emploi relié au soin des enfants, à l’enseignement au primaire et au secondaire ou dans le domaine de la santé sans subir un examen médical. Si l’employé occupe un tel poste, il faudra s’assurer que son permis ne contienne pas de condition prohibant ce type de travail.
Les possibilités d’obtenir un permis de travail ouvert étant limitées, il est également souhaitable de planifier très à l’avance quelles seront les étapes requises pour renouveler le statut de ce travailleur une fois l’échéance venue.
B. Permis d’études
Si l’employé détient un permis d’études, nous recommandons comme mentionné au premier article de cette série de vérifier la présence d’une mention spécifique sur le permis d’études que l’étudiant est en droit de travailler au Canada.
Certaines limitations s’appliquent à ce droit. En effet, dans la majorité des cas, les étudiants peuvent uniquement travailler à temps partiel pour un maximum de 20 heures par semaine durant les sessions d’études et à temps plein pendant les congés prévus au calendrier scolaire. Ainsi, l’employeur devra s’assurer du respect de cette limite d’heures.
De plus, pour avoir le droit de travailler, les étudiants doivent satisfaire certaines conditions, notamment :
- Être étudiant à temps plein dans un établissement d’enseignement désigné 5 ; et
- Être inscrit à un programme admissible d’une durée d’au moins six mois menant à l’obtention d’un diplôme.
Pour valider le respect de ces conditions, nous recommandons au professionnel de ressources humaines de demander périodiquement (minimalement à chaque session scolaire) une attestation du registraire de l’établissement d’enseignement confirmant que l’étudiant est bien inscrit à temps plein dans un programme d’étude admissible.
Ceci devrait permettre de démontrer que l’employeur a agi avec diligence pour s’assurer du droit de travailler de l’étudiant étranger.
Pour chaque étudiant, nous recommandons toujours de vérifier les règles applicables 6 et de vérifier fréquemment puisque la situation peut évoluer au cours du parcours scolaire. Par exemple, une session d’étude allégée qui ne serait plus à temps plein aurait potentiellement pour conséquence d’empêcher la possibilité de travail de l’étudiant.
C. Permis de travail fermé
Si le travailleur détient un permis de travail fermé identifié au nom d’un autre employeur, il faudra malheureusement fort probablement mettre fin à l’emploi jusqu’à ce que le statut de cette personne soit régularisé.
Présumant que les permis de travail fermés sont obtenus pour la bonne entreprise, il faudra regarder de plus près les conditions associées à chaque permis.
1. Vérifications des déclarations faites au moment de la demande de permis de travail
Dans le cadre d’une demande de permis de travail fermé, peu importe le programme d’immigration choisi, l’employeur doit présenter une offre d’emploi en stipulant les conditions de travail qui seront applicables.
Ainsi, l’employeur doit prêter une attention particulière quant aux informations déclarées dans la demande de permis de travail ou de toute étape préalable à celle-ci, en s’assurant que l’emploi occupé est dans la même profession, au même salaire et aux mêmes conditions de travail que ceux précisés dans la demande.
Un changement dans les éléments précités pourrait mener à une situation de non-conformité.
2. Vérifications en continu pendant la période d’embauche
Tel que mentionné ci-dessus, il est important pour l’employeur de vérifier les déclarations faites lors de l’embauche. Il est également important de s’assurer de leur respect en continu pendant toute la durée du permis de travail.
Ainsi, si un changement au niveau des conditions de travail est anticipé, la première question à se poser est si ce changement entraîne un problème de conformité.
Lorsqu’un changement des conditions de travail survient, il y aura trois approches possibles pour l’employeur :
- Ne rien faire ;
- Déclarer le changement sans modifier le permis de travail (possible seulement dans certains cas) ; ou,
- Faire une nouvelle demande de permis de travail.
Chaque situation devra être analysée de manière indépendante et une solution sur mesure devra être mise en place.
Par exemple, si un employeur décide de donner une promotion à un travailleur étranger temporaire qui occupera un poste différent et aura une augmentation de salaire assez importante, cette situation pourrait nécessiter un nouveau permis de travail. Toutefois, une légère augmentation de salaire, prévue dans le cadre normal du rôle du travailleur, pourrait ne nécessiter aucune action.
Si un changement important survient et qu’une nouvelle demande de permis de travail s’impose, il ne sera pas possible de débuter le nouvel emploi sans avoir obtenu préalablement un nouveau permis de travail.
3. Obligations prévues aux lois et règlements
Il existe également des obligations prévues par les lois et règlements en ce qui concerne certaines actions devant être prises par l’employeur.
Par exemple, l’employeur doit dans certains cas s’assurer de remettre au travailleur étranger une copie signée de son contrat d’emploi avant la présentation d’une demande de permis de travail.
En cas d’inspection, il pourra être requis de la part de l’employeur de démontrer qu’un exemplaire du contrat de travail signé avait été remis au travailleur en temps opportun.
Que ce soit dans le cadre du Programme de mobilité internationale (PMI) ou dans le cadre du Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET), soit les deux principaux programmes permettant la venue de travailleurs étrangers, l’employeur doit également remettre au travailleur au plus tard à son premier jour de travail et même rendre disponible sur le lieu de travail une brochure comprenant les droits les plus récents des travailleurs étrangers, en anglais ou en français 7, selon leur préférence. En cas d’inspection, il pourra être requis de la part de l’employeur de démontrer que le travailleur étranger a reçu un exemplaire de ces brochures en temps opportun et que ces brochures sont disponibles en permanence sur le lieu de travail.
II– LA BONIFICATION DU RÉPERTOIRE
Dans le premier article de cette série, nous avons recommandé la mise en place d’un modèle de répertoire pouvant servir à la compilation des données liées aux travailleurs étrangers temporaires.
À la lumière de ce qui précède, nous suggérons la bonification du tableau déjà créé avec l’ajout de colonnes supplémentaires visant à compiler les informations liées aux vérifications de conformité faites à la suite du présent article.
Voici un modèle de base pouvant être utilisé :
L’ajout de détails dans les trois dernières colonnes pourra permettre une meilleure visibilité sur la remise ou non des documents obligatoires ainsi que la prise de notes quant aux vérifications de conformité faites dans le cadre de cet exercice.
CONCLUSION
Suivant la lecture de ce deuxième article, vous devriez avoir une bonne visibilité sur les travailleurs étrangers à l’emploi de votre entreprise et la conformité de leur situation par rapport aux déclarations initialement faites lors de leur embauche.
Dans le cadre de notre prochain article, nous aborderons les actions correctives pouvant être prises proactivement suite à l’identification de situations potentiellement non conformes qui résulterait de cet exercice.
Nous rappelons que cette série d’articles dresse un portrait général et se veut un outil de départ pour une meilleure gestion des travailleurs étrangers. Cette série n’est en aucun cas une revue exhaustive des obligations à respecter par les employeurs.
- Me Audrey Anne Chouinard est associée et fondatrice du bureau Avocats Galileo Partners inc. Elle possède plus de 10 ans d’expérience en immigration d’affaires et mobilité internationale. Me Mathilde Laroche est avocate au sein du même bureauet pratique dans le même domaine. ↩︎
- Audrey Anne Chouinard et Mathilde Laroche, « Gestion des travailleurs étrangers – Premiers pas vers des meilleures pratiques en matière de ressources humaines : faciliter l’identification des travailleurs étrangers temporaires et se créer un répertoire initial », En bref, Juillet 2024, La référence ressources humaines ↩︎
- Les auteures recommandent la lecture préalable du premier article de la série. ↩︎
- Il est important de noter que cet article dresse un portrait général des vérifications à effectuer et se veut un outil de départ pour une meilleure gestion des travailleurs étrangers. Cet article n’est en aucun cas une revue exhaustive des obligations à respecter par les employeurs. ↩︎
- Une liste des établissements d’enseignement désignés peut être consultée en ligne à l’adresse : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/etudier-canada/permis-etudes/preparer/liste-etablissements-enseignement-designes.html ↩︎
- Consultez comme référence de base les instructions publiées par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada concernant le travail des étudiants étrangers, en ligne, à l’adresse : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/etudier-canada/travail/travailler-hors-campus.html. ↩︎
- Afin d’obtenir la brochure à jour des droits des travailleurs étrangers, veuillez consulter les liens suivants. À noter qu’il existe une brochure en fonction du programme pour lequel le permis de travail a été obtenu, soit le PTET ou le PMI, en ligne à l’adresse : https://www.canada.ca/content/dam/esdc-edsc/documents/services/foreign-workers/protected-rights/4337-TFWs-pamphlet_layout-FR.pdf, et https://www.canada.ca/content/dam/ircc/documents/pdf/francais/organisation/publications-guides/3388-imp-pamphlet-fr-qr.pdf. Ces brochures sont aussi disponibles en anglais. ↩︎
