Auteurs :
Jean-Philippe Brunet et Marc-Alexis Laroche
Note de la rédaction
Nos avocats collaborent fréquemment avec des publications du domaine juridique et du domaine des ressources humaines. Cet article a initialement été publié par carrefourrh.org
Les auteurs vous proposent un éclairage neutre et informatif de la législation actuellement en vigueur encadrant l’embauche de travailleurs étrangers temporaires. L’article n’a pas pour objectif de prendre position sur l’actualité et les discussions en cours au moment de la rédaction de cet article.
Introduction
Alors que l’embauche de travailleurs étrangers temporaires est de plus en plus fréquente, il est important de comprendre que plusieurs règles sont imposées auprès des employeurs canadiens lorsqu’ils embauchent ce type de travailleurs.
Parmi ces règles, la plus importante est que l’employeur doit s’assurer de prendre des mesures raisonnables afin de s’assurer qu’un travailleur étranger temporaire est légalement autorisé à travailler au sein de son entreprise.
Cependant, et une fois que cette vérification a été effectuée, l’employeur doit continuer de vérifier que le statut d’immigration du travailleur étranger temporaire demeure valide et conforme tout au long de la relation d’emploi. Dans un tel cas, certaines règles sont incontournables, et plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place.
Les règles entourant la validité et l’expiration du permis de travail canadien
Lors de l’embauche d’un employé au Canada, il est facile de déterminer s’il est travailleur étranger temporaire. En effet, son numéro d’assurance sociale débutera par le chiffre 9.
Dans un tel cas, et avant même de procéder à l’embauche du travailleur étranger temporaire, l’employeur canadien a le devoir de s’assurer que ce travailleur est légalement autorisé à travailler au sein de son entreprise. Pour ce faire, une copie du permis de travail doit être demandée auprès du travailleur étranger temporaire.
À partir de ce permis de travail, l’employeur est alors en mesure de confirmer si le travailleur étranger est autorisé à travailler au sein de son entreprise. Il est aussi en mesure de confirmer à quelle date expirera le permis de travail canadien.
En effet, en révisant le permis de travail canadien, l’employeur peut constater s’il s’agit d’un permis de travail ouvert – soit un permis de travail qui ne spécifie pas d’employeur au Canada – ou un permis de travail fermé qui indique alors un employeur particulier au Canada, en plus de déterminer un poste précis ainsi qu’un lieu d’emploi.
Un permis de travail ouvert est habituellement obtenu sans le soutien d’un employeur canadien, alors qu’un permis de travail fermé nécessitera généralement l’appui d’un employeur canadien dans le cadre des démarches.
Si jamais le travailleur étranger temporaire détient un permis de travail fermé, il est alors uniquement autorisé à travailler pour l’employeur mentionné sur son permis de travail et en conformité avec les autres conditions mentionnées sur le permis.
L’employeur canadien doit alors s’assurer que le nom de son entreprise est indiqué sur le permis de travail à titre d’employeur. Si jamais le permis de travail mentionne le nom d’une autre entreprise, une nouvelle demande de permis de travail canadien pourrait être requise afin de procéder à l’embauche.
De plus, lors de la révision du permis de travail fermé, l’employeur devra vérifier que la profession indiquée est bien celle pour laquelle le travailleur étranger temporaire était initialement embauché.
Pour ce qui est des permis de travail ouverts, aucune autre formalité n’est requise : l’employeur peut embaucher le travailleur étranger temporaire. Il demeure néanmoins que les saines pratiques en matière de recrutement sont toujours applicables dans les circonstances.
Finalement, la révision du permis de travail canadien permet également de confirmer la date d’expiration de ce document. Il est donc très important que l’employeur prenne bonne note de cette date et qu’il s’assure que le document est toujours valide au moment de l’embauche du travailleur étranger temporaire.
Les bonnes pratiques à mettre en place
Une fois que l’on a établi les règles applicables et que le travailleur étranger temporaire a été embauché, il est également pertinent de déterminer quelles bonnes pratiques les professionnels en ressources humaines peuvent mettre en place selon les différentes circonstances.
Expiration du permis de travail
Au sujet de la date d’expiration, il est toujours recommandé que les professionnels en ressources humaines conservent un registre détaillé des dates d’expiration liées aux permis de travail des travailleurs étrangers temporaires embauchés par leur client interne ou externe. Ce registre devrait idéalement être dans un format électronique qui permet d’assurer la confidentialité des informations qu’il contient selon les meilleures pratiques et la législation applicable.
De plus, il est aussi judicieux de conserver des suivis au moins de six à huit mois avant l’expiration du permis de travail canadien afin de vérifier si les travailleurs étrangers temporaires ont entrepris la préparation d’une nouvelle demande de permis de travail canadien, si jamais ils ont l’intention de continuer à travailler au Canada.
Une bonne pratique peut être de centraliser tous les numéros d’assurance sociale débutant par le chiffre 9 et d’y indiquer également la date d’expiration des documents d’immigration. De cette manière, il est possible d’avoir un portrait global et complet des travailleurs sous statut d’immigration temporaire au sein de l’entreprise. On peut donc optimiser la gestion des attentes concernant la rétention des talents au sein de l’entreprise.
En effet, en ayant une meilleure prévisibilité des expirations de permis de travail et en conservant des suivis efficaces, les professionnels en ressources humaines peuvent prévoir les procédures requises afin de pouvoir effectuer un renouvellement de permis de travail. Ils peuvent donc rassurer les travailleurs étrangers temporaires par rapport à leur statut temporaire au Canada.
Qui plus est, cette méthode permet à l’employeur d’effectuer des rappels auprès des travailleurs étrangers temporaires concernant les démarches pouvant être effectuées dans le cadre de la résidence permanente – si tel est le souhait des travailleurs et de l’employeur. Ainsi, l’employeur peut accompagner les travailleurs étrangers temporaires dans ce parcours d’immigration et être une partie intégrante du succès d’une telle démarche.
Finalement, il est important que l’employeur vérifie, avant l’expiration du permis de travail, que le travailleur étranger a présenté une nouvelle demande de permis de travail canadien. Si jamais le permis de travail expire et que le travailleur étranger temporaire n’a pas présenté une nouvelle demande de permis de travail, il est possible que le travailleur étranger temporaire doive cesser de travailler.
Changement de poste ou de lieu de travail
Que ce soit dans le cas d’une promotion ou d’un changement au sein des opérations, le changement de poste d’un travailleur étranger temporaire doit toujours être révisé attentivement. Il faut également prendre cette précaution lors d’un changement de lieu de travail.
En effet, et comme mentionné précédemment, le permis de travail peut contenir une limitation concernant le poste pouvant être occupé. Ainsi, et avant de procéder au changement de poste d’un travailleur étranger temporaire, il est important que le professionnel en ressources humaines soit avisé et que ce dernier puisse effectuer de plus amples recherches à ce sujet. Au besoin, il est toujours avisé de consulter un professionnel en droit de l’immigration.
Permis de travail ouvert
Bien que l’embauche d’un travailleur étranger temporaire détenant un permis de travail ouvert soit plus simple et moins contraignante, il demeure que l’obtention d’un permis de travail ouvert demeure généralement l’exception à la règle, soit le permis de travail fermé.
Ainsi, lors de l’embauche d’un travailleur étranger temporaire qui détient un permis de travail ouvert, il est prudent de vérifier auprès de ce travailleur s’il a déjà envisagé une stratégie pour le renouvellement du permis de travail et si ce permis de travail peut être renouvelé. Dans bien des cas, un permis de travail ouvert ne peut pas être renouvelé. Par conséquent, il est important de comprendre que le soutien de l’employeur pourrait être requis afin de pouvoir procéder au renouvellement du permis de travail canadien.
Pour aller plus loin : suggestions de lectures
- Site Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada concernant les règles générales liées aux permis de travail ouverts : Permis de travail ouvert – Procédures générales de traitement et de délivrance – Programme de mobilité internationale.
- Site Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada concernant le statut maintenu : Résidents temporaires : Statut conservé au cours du traitement (qui portait anciennement le nom de statut implicite).
- Site Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada indiquant les règles générales entourant le statut maintenu : Prolongation de votre permis ou modification de ses conditions de séjour : Que faire si votre permis a expiré ou arrive à expiration.
